Ammattimainen viestintä on välttämätön työkalu, kun yrityksen tai organisaation kohdalle sattuu tilanne, jossa mainekriisi uhkaa.

Mitä kriisiviestintä oikeastaan on? Se on toimintaa, jonka avulla on mahdollista hallita ja ohjata organisaation viestintää kriisin aikana.

Kriisiviestinnän ansiosta tiedot välittyvät tärkeille sidosryhmille parhaimmilaan selkeästi, oikea-aikaisesti ja luotettavasti. Kriisiviestinnän tavoite on minimoida vahinkoja maineelle, luottamukselle ja toiminnan jatkuvuudelle.

Missä tilanteissa tarvitaan kriisiviestintää?

Kriisejä voi olla monenlaisia: niitä ovat esimerkiksi onnettomuudet, luonnonkatastrofit, taloudelliset vaikeudet, rikosepäilyt tai negatiivinen julkisuus.

Kriisiviestintässä onnistumisessa on keskeistä hallita tietoa ja tiedon jakelua keskitetysti, jotta ihmiset saavat oikeaa ja tarpeellista informaatiota. Tärkeää on myös reagoida nopeasti, olla avoin ja läpinäkyvä sekä viestiä empaattisesti ja kantaa huolta niistä, joita kriisi koskee.

Kriisiviestinnän lopullisena tavoitteena on säilyttää organisaation maine, vähentää vahinkoja ja rakentaa luottamusta sidosryhmien keskuudessa. Jotta viestinnässä on mahdollista onnistua, on oleellista valmistautua ennakolta kriisiviestintää vaativiin tilanteisiin. Kattava suunnitelma helpottaa ja sen avulla on mahdollista toimia nopeasti, kun ollaan myrskyn silmässä.

Kriisiviestinnän palapeli – näin ehkäiset mainekriisin

Valmiussuunnittelu auttaa, kun tilanne on päällä

Kriisiviestinnästä kannattaa laatia etukäteen suunnitelma, joka sisältää vastuualueet, viestintäkanavat, median ja sosiaalisen median kanssa toimimisen periaatteet ja muut tarvittavat ohjeet.

Viestinnän koordinointi on välttämätöntä kriisitilanteessa

Kriisiviestinnän tiimi tai vastuuhenkilö koordinoi tiedotusta ja viestintää kriisin aikana. He varmistavat, että viestintä on yhtenäistä, johdonmukaista ja tehokasta eri kanavissa.

Koordinoinnin ansiosta tiedonkulku pysyy hallinnassa ja näin voidaan varmistaa, että tiedot välittyvät selkeästi ja oikea-aikaisesti.

Tiedotus: tapa huomioida yleisön kysymykset

Kriisitilanteessa on suositeltavaa tiedottaa sidosryhmille tilanteen edistymisestä. Aktiivisella tiedottamisella organisaatio voi tarjota sille tärkeille ihmisille ajankohtaista ja olennaista tietoa kriisitilanteen edistymisestä, sen syistä, toimenpiteistä ja seurauksista.

Tiedotteiden avulla pyritään vastaamaan yleisön ja tiedotusvälineiden kysymyksiin. Laadukas tiedotus on tärkeä osa onnistunutta kriisiviestintää.

Vuorovaikutus median kanssa voi ohjata uutisoinnin sävyä

Kun tilanne on päällä, kriisiviestijät ovat vuorovaikutuksessa tiedotusvälineiden kanssa, vastaavat kysymyksiin ja tarjoavat tietoja nopeasti mutta suunnitellusti.

Kriisitilanteesta huolimatta tavoitteena on ylläpitää hyviä suhteita median kanssa ja varmistaa, että organisaation näkemykset ja tiedot välittyvät oikeassa sävyssä.

Sosiaalisen median seuranta auttaa katkaisemaan huhuilta siivet

Kriisitilanteessa on olennaista seurata aktiivisesti sosiaalista mediaa ja reagoida viipymättä mutta harkitusti siellä esiin nouseviin kysymyksiin, huhuihin tai väärinkäsityksiin.

Sosiaalisen median seuranta auttaa organisaatiota havaitsemaan nopeasti mahdolliset ongelmat ja vastaamaan niihin asianmukaisesti.

Mitä kriisiviestintäsuunnitelman ainakin pitäisi sisältää?

1. Mahdollisten maineriskien kartoitus

Kriisiviestintäsuunnitelman ensimmäinen askel on kartoittaa mahdolliset kriisitilanteet, joita yritys voi kohdata. Näin voit ennakoida mahdollisia riskejä ja varautua niihin paremmin.

2. Viestintäohjeet kriisitilanteessa toimimiseen

Toiseksi kannattaa tulee laatia toimintasuunnitelma, joka kattaa kaikki mahdolliset kriisitilanteet. Tämä auttaa toimimaan nopeasti ja tehokkaasti, kun kriisitilanne sattuu. Toimintasuunnitelmaan tulisi sisältyä yksityiskohtaiset ohjeet siitä, miten toimitaan kriisitilanteessa, keitä tulee informoida ja kuka hoitaa viestinnän kullekin sidosryhmälle.

3. Määrittele kriisiviestinnän vastuuhenkilöt

Kolmanneksi suunnitelmaan on syytä nimetä kriisiviestinnän vastuuhenkilöt, jotka vastaavat viestinnästä kriisitilanteessa. Tämä auttaa varmistamaan, että viestintä sujuu saumattomasti ja tehokkaasti kriisin aikana, eikä epäselvyyksiä viestinnän vastuunjaosta synnyt, kun tilanne on päällä.

4. Suunnittele säännölliset harjoitukset

Neljänneksi jokaisen organisaation kannattaa tulee harjoitella kriisitilanteita säännöllisesti. Sisäiset harjoitukset ovat keino voit varmistaa, että kaikki ovat tietoisia toimintasuunnitelmasta ja että kaikilla on selkäytimessä, mitä kriisitilanteessa tulee tehdä.

Muista ainakin tämä kriisiviestinnästä

Kriisiviestintä on tärkeä osa organisaation toimintaa vaikeina aikoina. Selkeä, oikea-aikainen ja luotettava tiedonvälitys auttaa hallitsemaan kriisejä, minimoimaan vahinkoja maineelle, luottamukselle ja toiminnan jatkuvuudelle sekä luomaan luottamusta sidosryhmien keskuudessa.

Valmistautuminen, nopea reagointi ja tehokas viestintä ovat avainasemassa onnistuneessa kriisiviestinnässä.

Mitä seuraavaksi?

Kuuntele postauksen ääniversio:

Viimeisimmät
Kategoriat